Udržet krok s aktuální legislativou může být náročný úkol. Zákony, které ovlivňují vaše podnikání, se neustále mění – od zákonů až po místní vyhlášky. Je důležité mít o těchto změnách přehled, abyste zajistili, že „jste v souladu“ .
Jak ale získat přehled o všech předpisech, které se týkají vaší společnosti? A hlavně o jejich změnách? V tomto příspěvku na blogu vám poskytneme několik tipů, jak si přehled udržet.
Jaké jsou základní informace o legislativě?
Prvním krokem k tomu, abyste byli informováni o aktuálních právních předpisech, je vyhledat si, jaké zákony a předpisy se vztahují na vaši společnost nebo odvětví. V závislosti na tom, kde vaše firma vyvíjí činnost a v jakém sektoru působí, se možná budete muset podívat i mimo Českou republiku. České zákony a předpisy lze nalézt online (např. zákony pro lidi) nebo prostřednictvím předplacených služeb, jako je ASPI nebo BECK-ONLINE.
Jakmile zjistíte, které zákony se na vás vztahují, je důležité sledovat všechny změny, ke kterým v průběhu času dochází. K tomu se hodí shora zmiňované služby. Ty nabízejí rozsáhlé databáze právních materiálů a umožňují vyhledávání podle klíčových slov nebo témat a přístup k aktualizovaným verzím právních dokumentů, kdykoli dojde k novým změnám. Některé navíc disponuje systémy e-mailových upozornění, které předplatitele upozorňují na zavedení nebo přijetí nových právních předpisů – skvělý způsob, jak zůstat v obraze!
Sledování dodržování předpisů
Samozřejmě nestačí jen vědět, jaké zákony platí. Musíte také zajistit, aby vaše firma tyto zákony neustále dodržovala. Chcete-li to dělat efektivně, zvažte využití softwarových řešení určených speciálně pro sledování souladu s předpisy. Mnohá z těchto řešení nabízejí automatická upozornění na zavedení nebo změnu nových právních předpisů. Proto také firmy mohou odpovídajícím způsobem upravit své interní předpisy, aniž by musely samy ručně sledovat všechny potenciální změny. Mnohá softwarová řešení pro zajištění shody s předpisy nabízejí funkce navíc – třeba integrované školicí moduly pro zaměstnance, aby všichni byli neustále informováni o příslušných předpisech.
Automatizovaný přehled všech požadavků
Lze si to usnadnit ještě o něco více – vytvořit si přehled všech důležitých požadavků dopadajících na firmu. Jde o jedno místo, na kterém si celá firma shromáždí veškerou legislativu, předpisy, nebo i normy, které musí dodržovat. Z takového přehledu pak firma vybírá jen ty požadavky, které na ní dopadají. A to už začíná být zajímavé, neboť firma pracuje jen s relevantním textem.
Další části úvahy o přehledu je využití IT nástrojů. Ty přehled požadavků vytvoří velmi snadno a celkem rychle. Jedním z takových nástrojů i GlobalSuite, který popisujeme na našich stránkách. Vedle sestavení seznamu umožňuje jeho aktualizaci vždy, když se objeví novinka (novela). Firma je tedy neustále v obraze!
Pár úvah závěrem:
Udržet krok s aktuálními právními předpisy může být náročné, ale je to důležitá součást vedení úspěšného podniku – a nemělo by se to brát na lehkou váhu! Zkoumáním platných zákonů a sledováním jejich změn pomocí GlobalSuite, mohou společnosti zůstat v souladu s předpisy a zároveň se vyhnout nákladným pokutám za jejich nedodržování. Využití softwarových řešení určených speciálně pro sledování souladu s předpisy navíc může firmám pomoci snadno sledovat platné zákony, aniž by je musely každý den ručně monitorovat – to poskytne manažerským týmům jistotu, že jejich společnost vždy zůstává v souladu s platnou legislativou!
