En tant que responsable de la qualité, conformité En tant que responsable de la qualité, de la conformité, du risque ou de la maîtrise des risques, vous avez probablement déjà constaté l'importance des audits réguliers et leur pertinence pour le bon fonctionnement de votre organisation. Cependant, comment savoir quels contrôles sont vraiment importants et vous aident à minimiser les risques, et lesquels ne sont plus nécessaires ? Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils utiles sur la manière de suivre les contrôles et de créer un système de contrôle efficace pour votre organisation.
La première étape de la réussite consiste à établir un lien direct entre le processus, le risque et le contrôle. Si vous comprenez pourquoi l'organisation effectue l'audit et sur quoi porte l'audit, il vous sera beaucoup plus facile de comprendre l'objectif et l'importance de l'audit. Demandez-vous si le contrôle vise à prévenir les risques, à les minimiser ou à gérer les risques existants. Lorsque vous savez clairement ce que vous voulez obtenir grâce au contrôle, vous pouvez plus facilement vous concentrer sur la manière de l'effectuer.
La deuxième étape consiste en une vue d'ensemble des contrôles au sein de votre organisation. Il est essentiel de préciser clairement ce qui doit être contrôlé et à quel endroit. Créez une liste de contrôle, décrivez l'objectif du contrôle, les outils que vous utilisez pour le contrôle et l'endroit où il doit être effectué. Si vous souhaitez garder une trace de tous les contrôles effectués dans votre organisation, une étape importante consiste à déterminer également.., la personne responsable de l'inspection et la date de la dernière inspection.
Après avoir trouvé le contrôle qui est essentiel pour votre organisation, se concentrer sur la manière de l'exécuter. Demandez-vous s'il est possible de simplifier ou d'automatiser l'inspection, si elle peut être effectuée plus rapidement ou à moindre coût. Faites preuve de créativité et cherchez de nouvelles façons de rendre l'inspection plus efficace et de réduire les coûts associés.
L'étape suivante dans la création d'un système de contrôle efficace est la surveillance régulière (tests) et l'audit - c'est-à-dire la vérification. Des contrôles doivent être effectués régulièrement afin d'obtenir une vue d'ensemble de leur efficacité et de leur efficience. De cette manière, les découvrezque les contrôles sont effectués correctement, s'ils sont adaptés à l'objectif visé et s'ils apportent une réelle contribution à l'organisation.
Résumé
Il n'est pas facile d'avoir une vue d'ensemble des contrôles, mais quelques étapes peuvent grandement contribuer à la création d'un système de contrôle efficace dans une organisation. Il est important d'établir un lien direct entre le processus, le risque et le contrôle, tout en ayant une vue d'ensemble des contrôles. Veillez à explorer de nouveaux moyens d'améliorer l'efficacité des contrôles et à auditer régulièrement tous les contrôles de votre organisation. Si vous suivez ces conseils, vous aurez une visibilité sur les contrôles et serez mieux à même de minimiser les risques.
